(Áp dụng cho người truy cập, khách hàng, đối tác kinh doanh, ứng viên tuyển dụng và người xem trên Trang web của Công ty)

Tổng quan và cam kết

Công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi Kyodo Sojitz (sau đây gọi tắt là “Kyodo Sojitz” hoặc “Chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ Dữ Liệu Cá Nhân của người truy cập, khách hàng, đối tác, ứng viên tuyển dụng và người xem (sau đây gọi chung là “Người Dùng” hoặc “Chủ Thể Dữ Liệu”).

Chính sách Bảo mật và Xử lý Dữ liệu Cá nhân này (sau đây gọi là “Chính Sách”) giải thích cách thức Chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ Dữ Liệu Cá Nhân khi Người Dùng truy cập và tương tác trên Trang web chính thức của Kyodo Sojitz. Chính sách này được xây dựng phù hợp với quy định của Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân số 91/2025/QH15 của Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan.

Quý vị vui lòng đọc kỹ Chính Sách này. Việc tiếp tục truy cập, để lại thông tin liên hệ, gửi hồ sơ ứng tuyển hoặc tương tác trên Trang web đồng nghĩa với việc bạn đã hiểu rõ, đồng ý và chịu ràng buộc bởi các điều khoản của Chính Sách này.

điều 1: giải thích từ ngữ

Theo quy định của Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân số 91/2025/QH15:

1. “Dữ Liệu Cá Nhân” là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm Dữ Liệu Cá Nhân Cơ Bản và Dữ Liệu Cá Nhân Nhạy Cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là Dữ Liệu Cá Nhân.
2. “Dữ Liệu Cá Nhân Cơ Bản” bao gồm: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; địa chỉ liên hệ/địa chỉ nhà; email; số điện thoại; quốc tịch; hình ảnh cá nhân; học vấn, kinh nghiệm làm việc (đối với ứng viên) và các thông tin phổ biến khác phản ánh đặc điểm nhận dạng cá nhân.
3. “Dữ Liệu Cá Nhân Nhạy Cảm” bao gồm các dữ liệu gắn liền với đời sống riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân (ví dụ: thông tin sức khỏe, quan điểm chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng, dữ liệu định vị, dữ liệu sinh trắc học, thông tin tài chính/ngân hàng nếu có, và Dữ liệu cá nhân khác theo quy định của pháp luật cần được bảo mật hoặc cần có biện pháp bảo mật chặt chẽ).
4. “Bên Xử Lý Dữ Liệu”: Trong phạm vi Chính Sách này, Kyodo Sojitz đóng vai trò là Bên Kiểm soát và Xử lý Dữ Liệu Cá Nhân – bên trực tiếp quyết định mục đích, phương tiện và thực hiện xử lý Dữ Liệu Cá Nhân.
5. “Trang web” là trang thông tin điện tử chính thức của Kyodo Sojitz được dùng để giới thiệu thông tin công ty, sản phẩm thức ăn chăn nuôi, dịch vụ, và thông tin tuyển dụng (không thực hiện việc mua bán trực tuyến).

điều 2: các loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý

Kyodo Sojitz thu thập và xử lý các loại dữ liệu cá nhân tùy thuộc vào vai trò và sự tương tác của Người Dùng trên Trang web:

1. Thông tin liên hệ chung (Khách hàng, Đối tác, Người xem):
   • Thông qua biểu mẫu liên hệ (contact form): Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên hệ, nội dung tin nhắn hoặc câu hỏi cần hỗ trợ.
2. Thông tin hồ sơ tuyển dụng (Ứng viên):
   • Khi ứng viên tìm kiếm thông tin và gửi hồ sơ dự tuyển trực tuyến (online): Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, sơ yếu lý lịch (CV), thư xin việc, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ, thông tin người tham chiếu và các giấy tờ liên quan khác trong hồ sơ đăng ký dự tuyển.
3. Dữ liệu kỹ thuật khi truy cập Trang web:
   • Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thời gian truy cập, hành vi lướt web, dữ liệu thu thập qua Cookie và công nghệ tương tự nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng và đo lường hiệu suất Trang web.

điều 3: mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Kyodo Sojitz thu thập và xử lý Dữ Liệu Cá Nhân chỉ cho các mục đích hợp pháp sau:

1. Phản hồi và Hỗ trợ: Liên hệ, giải đáp các thắc mắc, yêu cầu tư vấn về sản phẩm thức ăn chăn nuôi, dịch vụ hoặc đề nghị hợp tác do Khách hàng/Đối tác để lại qua mục contact form.
2. Tuyển dụng: Đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên, liên hệ phỏng vấn, thẩm định hồ sơ và quản lý quy trình tuyển dụng tại Kyodo Sojitz.
3. Cung cấp thông tin: Gửi thông tin giới thiệu công ty, tin tức hoạt động, bản tin hoặc tài liệu sản phẩm, dịch vụ khi được sự đồng ý của Người Dùng.
4. Cải thiện Trang web và dịch vụ: Phân tích dữ liệu kỹ thuật, lượng truy cập để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao chất lượng nội dung Trang web.
5. An ninh và Pháp lý: Bảo vệ an ninh công nghệ thông tin, phòng chống gian lận, điều tra sự cố và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.

điều 4: cách thức xử lý và phương thức lưu trữ dữ liệu

1. Cách thức xử lý: Xử lý dữ liệu bao gồm các hoạt động thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, truy cập, truy xuất, sao chép, chia sẻ, mã hóa, xóa, hủy Dữ Liệu Cá Nhân bằng các phương tiện tự động hoặc thủ công.
2. Bảo mật dữ liệu: Kyodo Sojitz áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức cần thiết (mã hóa, phân quyền truy cập, tường lửa, đào tạo nhân viên) nhằm bảo vệ Dữ Liệu Cá Nhân không bị mất mát, rò rỉ thông tin, truy cập hoặc sử dụng bất hợp pháp.
3. Thời gian lưu trữ dữ liệu:
   • Khi bạn để lại thông tin qua Trang web, chúng tôi sẽ giữ Thông Tin Cá Nhân của bạn cho hồ sơ của chúng tôi trừ khi và cho đến khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa thông tin này. Để biết thêm thông tin về quyền xóa dữ liệu của bạn, vui lòng tham khảo phần “Quyền của bạn” (Điều 7) dưới đây.
   • Đối với hồ sơ ứng viên: Dữ liệu sẽ được lưu trữ để phục vụ đợt tuyển dụng hiện tại và lưu vào cơ sở dữ liệu nhân sự tiềm năng cho các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai, trừ khi ứng viên có yêu cầu xóa dữ liệu.

điều 5: cung cấp và chia sẻ dữ liệu cá nhân với bên thứ ba

Kyodo Sojitz cam kết không bán, cho thuê hay thương mại hóa Dữ Liệu Cá Nhân của Người Dùng cho bất kỳ bên thứ ba nào. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:

1. Đối tác/Bên cung cấp dịch vụ: Các bên hỗ trợ Kyodo Sojitz vận hành Trang web, lưu trữ dữ liệu hoặc dịch vụ CNTT (các bên này buộc phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật theo hợp đồng).
2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Khi có yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật hoặc lệnh của Tòa án.

điều 6: hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra

Mặc dù Kyodo Sojitz áp dụng triệt để các biện pháp bảo mật tiên tiến, rủi ro không gian mạng (như đợt tấn công mạng quy mô lớn, vi-rút, lỗi phần cứng/phần mềm ngoài tầm kiểm soát) vẫn có thể phát sinh ngoài mong muốn. Trong trường hợp phát sinh sự cố rò rỉ dữ liệu ngoài tầm kiểm soát và không do lỗi của Kyodo Sojitz, Chúng tôi sẽ lập tức kích hoạt quy trình ứng phó sự cố, thông báo cho cơ quan chức năng và phối hợp cùng Người Dùng để khắc phục, giảm thiểu thiệt hại tối đa theo quy định pháp luật.

điều 7: quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu

(Theo Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân số 91/2025/QH15)

1. Quyền của Người Dùng:
   Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, Người Dùng có các quyền sau đối với Dữ Liệu Cá Nhân của mình:
   • Quyền được biết: Được thông tin về hoạt động xử lý Dữ Liệu Cá Nhân.
   • Quyền đồng ý/Rút lại sự đồng ý: Quyết định đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu.
   • Quyền truy cập, chỉnh sửa: Xem, truy cập và yêu cầu chỉnh sửa thông tin chưa chính xác.
   • Quyền xóa dữ liệu: Yêu cầu Kyodo Sojitz xóa Dữ Liệu Cá Nhân của mình.
   • Quyền hạn chế/Phản đối xử lý: Yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cho các mục đích cụ thể.
   • Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Theo quy định của pháp luật hiện hành khi có vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
2. Nghĩa vụ của Người Dùng:
   • Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của chính mình; tôn trọng và không xâm phạm dữ liệu cá nhân của người khác.
   • Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực khi gửi qua Trang web.
   • Đảm bảo đã có sự đồng ý hợp pháp của bên thứ ba nếu cung cấp Dữ Liệu Cá Nhân của người khác (ví dụ: thông tin người tham chiếu trong hồ sơ xin việc).

điều 8: điều khoản chung và cập nhật chính sách

1. Sửa đổi, bổ sung: Kyodo Sojitz có quyền điều chỉnh, bổ sung hoặc thay thế Chính Sách này vào bất kỳ thời điểm nào để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật hoặc hoạt động của công ty. Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải công khai trên Trang web và có hiệu lực kể từ ngày đăng tải.
2. Luật điều chỉnh: Chính Sách này được điều chỉnh và giải thích theo quy định của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Các tranh chấp phát sinh sẽ ưu tiên giải quyết qua thương lượng; trường hợp không thành sẽ do Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam giải quyết.

điều 9: thông tin liên hệ và yêu cầu bảo vệ dữ liệu

Nếu người dùng có thắc mắc hoặc yêu cầu thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ hoặc về Chính sách Bảo mật này, họ có thể gửi email đến hr@kyodo-sojitz.com

• Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NUÔI KYODO SOJITZ
• Mã số doanh nghiệp: 1101396102
• Địa chỉ trụ sở: Lô F5-F6-F7-F8 Khu Công nghiệp Thịnh Phát, xã Thạnh Lợi, tỉnh Tây Ninh
• Email tiếp nhận yêu cầu bảo mật dữ liệu: hr@kyodo-sojitz.com
• Số điện thoại liên hệ: +84 272 363 8383

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày công bố trên Trang web chính thức của Công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi Kyodo Sojitz.

Kyodo Sojitz Feed Company Limited (the Company) manages social media (SNS) based on the following principles and policies:

1. Respect for the law

Comply with the laws and regulations of Vietnam, respect legal rights and benefits of organizations, individuals.

2. Morality

Behaviors and responses on social media must conform to moral values, culture, and traditions of Vietnamese people.

3. Information privacy and security

Comply with regulations and guidelines on information privacy and security.

4. Responsibility

Responsible for actions and conduct on social networks; Coordinate with authorities to handle acts and information content that violate the law. Before using the Company's social media, please carefully read the terms of use set forth below. Please do not use the Company's social media if you do not agree to the terms of use. In case you use the Company's social media, you are deemed to have agreed to all of the following terms and conditions of use:

i) Basic Company policy regarding the use of social media

The company will conduct promotions, communication activities, announcements and public relations activities, etc. on various social media with the aim of building better relationships with customers and those participating in social media.
The Company will use social media after fully recognizing and being aware of the influence that disseminating information via social media has.

ii) Disclaimer (for customers and social media users)

Please be aware that the information delivered by the Company via its official accounts does not necessarily constitute the Company's official announcement or view.
Please refer to the Company's Website and news reports, etc. for official announcements and positions of the Company.
The Company's website: https://ksf.com.vn/en/

The Company pays full attention to the accuracy of the information disclosed through its official accounts, but makes no warranty as to its accuracy. Please be aware that the Company may make corrections to the content of such information at a later date. Further, the Company can accept no responsibility or liability for any trouble or damage arising from a user's use or the unavailability of an official account of the Company, such as the use of the content disseminated by the Company via its official account or a website linked therefrom.
Users should reply to, retweet or otherwise post comments on the Company's official accounts at their own responsibility. The Company assumes no responsibility for any trouble or dispute among users or between a user and a third party that may arise in connection with postings on the Company's official accounts by users or otherwise in relation to its official accounts.
The official accounts of the Company may be suspended or terminated, or the details/forms of the service are subject to change without prior notice. In addition, the terms and conditions of these Terms of Use are subject to change without prior notice.

iii) Notes

Users should note the following points when using the Company's official accounts. The Company assumes no responsibility for any damage suffered by a user as a result of a violation of the precautions set forth below:

• Responsible for saving data/text, etc. that you have created;
• Keep confidential, do not disclose your password to third parties; and
• Does not violate copyright, individual rights to images or privacy rights, etc. of other users, third parties or the Company.

iv) Delete user's post

The Company values interaction with users and will not arbitrarily delete their posts. However, the Company may delete posted information or content, etc., block access to the Company's official accounts, and take other necessary measures without prior notice to users. Use if the user has any postings that exhibit the following properties.

When using the Company's official accounts, users must not post any of the content listed below. The Company assumes no responsibility for any damage suffered by a user as a result of its doing so and the user's posting of any of the following content as well:

• Content intended to cause or incite crime;
• Content that violates the copyright, trademark or other rights of the Company or a third party;
• Content related to the privacy rights of third parties;
• Content that violates laws, regulations or public order and morality;
• Content that offends any specific individual, including the Company, corporation, country or community;
• Content that insults any product or service of the Company or a third party;
• Content that introduces or advertises the user's own products, stores or companies or other commercial content;
• Inappropriate content, containing vulgar words, etc.;
• Content that causes or may cause disadvantage or loss to the Company or third parties; or
• Any other content that the Company considers inappropriate for the purposes of its official accounts.

v) Prohibited acts

Users are prohibited from engaging in any of the following acts when using the Company's official accounts. In the event that a user has engaged in any of the prohibited matters listed below, the Company may take necessary measures, including, but not limited to, deleting postings/comments, blocking or deleting accounts or otherwise transmitting messages. In addition, if a user causes damage to the Company in violation of this Paragraph, the Company may seek damages from such user:

• Impersonate any third party, including the Company;
• Political activities, political advocacy or religious activities;
• Posting or transmitting a harmful computer program, etc.;
• Copy, sell, publish or use information obtained through the Company's official accounts beyond the scope of private use;
• Interfere with the operation of the Company's official accounts or act in a manner that causes or may cause any disadvantage or loss to third parties, including the Company;
• Sending spam;
• Obstructing the use or access rights of other users;
• Attempts to gain unauthorized access to the Company's network system through detected passwords, security breaches or other means;
• Post or otherwise transmit, in any form, content that the user is not authorized to publish by law or as a fiduciary or contractual party; or
• Other acts similar to the above from the Company's point of view.

vi) Copyright, etc. for postings

The copyrights, etc. in and to a posting belong to the user who made such posting, but the user shall, by making such posting, be deemed to have granted to the Company a worldwide, royalty-free and non-exclusive right to use (including processing, making extracts of, reproducing, publishing and translating, etc.) such posted content, and to have agreed not to exercise any copyrights or an author's moral rights, etc. against the Company.

vii) Scope of application of Website Terms of Use

The Company's Website Terms of Use applies to intellectual property rights, disclaimers, personal information, and the governing law and jurisdiction to the extent not inconsistent with these Terms of Use.

viii) Inquiries

Please note that, in principle, the Company does not respond to any individual comments or questions made via reply or comment or the like on the Company's official accounts. If you have any inquiries concerning the Company, please use the inquiry form on the Company's website.

Inquiry form for comments or feedback

1. Chỉ định Khu vực Bán hàng

KYODO SOJITZ chỉ định khu vực bán hàng (sau đây gọi là Khu vực Bán hàng) đối với Khách hàng theo như đề cập dưới đây, và theo sự chỉ định về Khu vực Bán hàng, Khách hàng sẽ được phép bán hàng hóa do KYODO SOJITZ sản xuất hoặc nhập khẩu (sau đây gọi là Hàng hóa) trên cơ sở không độc quyền, và chỉ trong phạm vi Khu vực Bán hàng. Các Bên có thể thảo luận về việc thay đổi phạm vi Khu vực Bán hàng theo quy định của Hợp đồng này dựa trên đề xuất của mỗi bên. Việc thay đổi phạm vi Khu vực Bán hàng sẽ không có hiệu lực trừ khi được các Bên đồng ý bằng văn bản.

2. Khu vực Bán hàng

Khách hàng không được mua, bán, phổ biến, phân phối, quảng cáo hoặc tham gia các hoạt động tương tự đối với Hàng hóa ngoài phạm vi Khu vực Bán hàng mà không có sự chấp thuận của KYODO SOJITZ.

Nếu Khách hàng vi phạm Hợp đồng này hoặc bất kỳ mục nào được quy định trong Phụ đính của Hợp đồng này, KYODO SOJITZ sẽ có quyền tạm thời chấm dứt cung cấp Hàng hóa cho Khách hàng.

Trong suốt thời hạn của Hợp đồng này và sau đó, nếu Khách hàng không đạt sản lượng đã thỏa thuận trong vòng 3 tháng liên tiếp, KYODO SOJITZ được quyền thu hẹp Khu vực Bán hàng hoặc mở thêm đại lý mới hoặc trại trực tiếp trong và/hoặc ngoài phạm vi Khu vực Bán hàng đã thỏa thuận với Khách hàng. Trong trường hợp này Khách hàng không được khiếu nại về việc thay đổi từ KYODO SOJITZ.

Mối quan hệ giữa KYODO SOJITZ và Khách hàng là mối quan hệ giữa người bán và người mua. KYODO SOJITZ và Khách hàng là các nhà thầu độc lập, và Khách hàng không phải là đại diện theo pháp luật của KYODO SOJITZ vì bất kỳ lý do nào và sẽ không đảm nhận hoặc cấu thành, bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác, được nêu rõ hoặc hàm ý, bất kỳ nghĩa vụ bằng bất kỳ hình thức nào, dưới danh nghĩa hoặc thay mặt KYODO SOJITZ.

3. Trách nhiệm của KYODO SOJITZ

KYODO SOJITZ sẽ chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn đã đăng ký theo pháp luật Việt Nam và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng.

KYODO SOJITZ có trách nhiệm đổi hàng cho Khách hàng trong trường hợp hàng bị lỗi kỹ thuật từ phía KYODO SOJITZ. Thủ tục đổi trả hàng theo quy định của KYODO SOJITZ.

Đối với hoạt động bán hàng của Khách hàng, KYODO SOJITZ sẽ cùng hợp tác trong hoạt động logistics và xúc tiến bán hàng trên cơ sở hai bên cùng có lợi.

KYODO SOJITZ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các bản sao có chứng thực các giấy tờ pháp lý liên quan đến lưu hành sản phẩm cho Khách hàng. Việc cung cấp các tài liệu nêu trên sẽ được lập thành biên bản có xác nhận của các Bên.

4. Trách nhiệm của Khách hàng

Khách hàng có nghĩa vụ xin giấy phép hoạt động/ thành lập theo quy định của pháp luật hiện hành và nộp toàn bộ các loại thuế theo quy định hiện hành.

Khách hàng sẽ sắp xếp (các) phương tiện vận chuyển phù hợp để mua hàng từ kho KYODO SOJITZ và chịu chi phí liên quan đến vận chuyển hàng từ kho KYODO SOJITZ về kho Khách hàng.

Khách hàng (hoặc đại diện Khách hàng) sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và tình trạng vật lý (bao bì, ẩm ướt…) của hàng hóa tại thời điểm nhận hàng tại nhà máy hoặc tại kho của KYODO SOJITZ, và báo ngay cho KYODO SOJITZ nếu có sự bất thường nào giữa Hàng hóa giao nhận và nội dung theo đơn đặt hàng của Khách hàng. Theo đó, Khách hàng đồng ý rằng KYODO SOJITZ sẽ không chịu trách nhiệm đối với sự sai biệt về chủng loại, số lượng của Hàng hóa sau khi đã được chất lên phương tiện vận chuyển.

Sau khi nhận được Hàng hóa từ phía KYODO SOJITZ, Khách hàng sẽ bảo quản và lưu kho theo tiêu chuẩn do KYODO SOJITZ hướng dẫn, cho đến khi Hàng hóa được giao đến cho các khách hàng cuối cùng.

Khách hàng có nghĩa vụ hiểu đúng phương pháp sử dụng Hàng hóa đã được KYODO SOJITZ hướng dẫn và có nghĩa vụ truyền đạt để khách hàng cũng nhận thức đầy đủ như vậy. Thêm vào đó, Khách hàng có nghĩa vụ cung cấp kịp thời đầy đủ số lượng, chủng loại Hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và nỗ lực mở rộng việc bán hàng bằng cách thực hiện các hoạt động xúc tiến và quảng bá phù hợp. Khách hàng sẽ chịu toàn bộ chi phí cho hoạt động bán hàng của Khách hàng. Đối với các hoạt động bán hàng, Khách hàng sẽ tuân thủ kế hoạch và hướng dẫn của KYODO SOJITZ.

Tại thời điểm nhận sản phẩm, Khách hàng sẽ ký phiếu xuất kho do KYODO SOJITZ cung cấp và gửi cùng bản đó cho KYODO SOJITZ.

Như một nguyên tắc chung, Khách hàng sẽ đặt hàng từ KYODO SOJITZ ít nhất ba (3) ngày làm việc của KYODO SOJITZ trước ngày yêu cầu nhận hàng.

Khách hàng sẽ nỗ lực hết sức để đạt được chỉ tiêu bán hàng hàng tháng, hàng năm do các Bên thỏa thuận.

Khách hàng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan đến lưu hành sản phẩm do KYODO SOJITZ cung cấp theo Điều 2.4 Hợp đồng này tại cơ sở kinh doanh. Trường hợp mất mát, hư hỏng, Khách hàng phải thông báo kịp thời cho KYODO SOJITZ để KYODO SOJITZ cung cấp lại các tài liệu này cho Khách hàng. Khách hàng có trách nhiệm xuất trình kịp thời các tài liệu này khi có yêu cầu kiểm tra của các cơ quan chức năng. Khách hàng phải chịu trách nhiệm đối với các khoản phạt phát sinh từ việc không xuất trình hoặc xuất trình không đầy đủ các tài liệu này cho cơ quan chức năng ngoại trừ trường hợp do lỗi của KYODO SOJITZ khi không cung cấp đủ các tài liệu theo quy định.

Khi nhận được ý kiến và khiếu nại của khách hàng, nhân viên vùng kinh doanh (NVVKD) ghi nhận lại các khiếu nại và ý kiến trên gửi e-mail theo biểu mẫu PHIẾU GHI CHÉP KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG 02-KSF-SAL-BM01 về cho phòng kinh doanh của KYODO SOJITZ.

Đồng thời NVVKD sẽ thu mẫu sản phẩm bị lỗi gửi về cho KYODO SOJITZ kiểm tra.

Yêu cầu: Thời gian KYODO SOJITZ nhận được mẫu sản phẩm bị lỗi không quá 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại.

Chuyên viên kinh doanh sẽ báo cáo ĐDLĐ và chuyển giao thông tin đến bộ phận/ phòng ban liên quan.

Yêu cầu: Thời gian gửi thông báo đến các phòng ban không quá 60 phút kể từ khi nhận được khiếu nại.

Chuyên viên kinh doanh lập GIẤY LIÊN LẠC PHÀN NÀN VỀ SẢN PHẨM 02-KSF-SAL-BM03 báo cáo sản phẩm bị khiếu nại, trình Giám đốc kinh doanh ký duyệt và thông báo kho Thành phẩm nhập mẫu sản phẩm.

Sau khi nhận mẫu sản phẩm, phòng Quản lý chất lượng sẽ kiểm tra chất lượng mẫu và ghi nhận kết quả vào GIẤY LIÊN LẠC PHÀN NÀN VỀ SẢN PHẨM 02-KSF-SAL-BM03.

Yêu cầu: Thời gian phòng Quản lý chất lượng trả kết quả phân tích mẫu không quá 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được mẫu sản phẩm.

ĐDLĐ sẽ căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng mẫu sản phẩm để quyết định hình thức giải quyết khiếu nại của khách hàng:

Lỗi phát sinh do điều kiện bảo quản và vận chuyển sau khi ra khỏi KYODO SOJITZ (do khách hàng): Không tiến hành đổi hàng
Lỗi phát sinh do quá trình và điều kiện sản xuất (do KYODO SOJITZ): Tiến hành triệu hồi sản phẩm và đổi hàng mới
Hỗ trợ khách hàng (Đối với một số trường hợp sản phẩm chưa tiêu thụ trên thị trường được nhiều, hàng quá hạn sử dụng, khách hàng cần thêm thời gian để tiêu thụ sản phẩm): Tiến hành triệu hồi sản phẩm và đổi hàng mới
Yêu cầu: Thời gian có quyết định cuối cùng không quá 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả phân tích mẫu của phòng Quản lý chất lượng.

Sau khi nhận được quyết định từ ĐDLĐ, Chuyên viên kinh doanh gửi e-mail thông báo kết quả cho NVVKD. NVVKD sẽ báo lại kết quả cho khách hàng của họ phụ trách.

Yêu cầu: Thời gian gửi kết quả không quá 60 phút kể từ khi nhận được quyết định.

Trưởng ban triệu hồi đồng thời ký QUYẾT ĐỊNH TRIỆU HỒI SẢN PHẨM triệu hồi sản phẩm lỗi được đổi hàng gửi đến các thành viên của Ban triệu hồi sản phẩm được thành lập theo QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP BAN TRIỆU HỒI SẢN PHẨM Số: 1101/QĐ-SAL-KSF.

Ghi chú: Đối với sản phẩm lỗi phát sinh trực tiếp tại trại, không tiến hành triệu hồi sản phẩm về KYODO SOJITZ, mà sẽ hủy trực tiếp tại trại phát sinh, và xuất hàng mới cùng số lượng cho trại.

Thành viên ban triệu hồi liên lạc với các cơ quan chức năng theo DANH SÁCH LIÊN LẠC CƠ QUAN CHỨC NĂNG 02-KSF-SAL-BM05 (Đối với trường hợp cần làm việc với các cơ quan chức năng để triệu hồi nguyên lô sản phẩm ngoài thị trường).

Phó ban triệu hồi lập phiếu TRIỆU HỒI VÀ XỬ LÝ SẢN PHẨM SAU TRIỆU HỒI 02-KSF-SAL-BM06 nhằm tiến hành triệu hồi sản phẩm.

Yêu cầu: Thời gian triệu hồi sản phẩm về KYODO SOJITZ sẽ được quy định cụ thể trong QUYẾT ĐỊNH TRIỆU HỒI SẢN PHẨM.

Phòng kinh doanh thông báo đến khách hàng theo danh mục khách hàng có tên trong biểu mẫu TRIỆU HỒI VÀ XỬ LÝ SẢN PHẨM SAU TRIỆU HỒI 02-KSF-SAL-BM06.

Yêu cầu: Thời gian thông báo không quá 60 phút kể từ khi có quyết định triệu hồi.

Sản phẩm sau triệu hồi sẽ được Trưởng phòng Quản lý chất lượng kiểm tra, đề xuất xử lý và Ban giám đốc ký duyệt.

Chuyên viên kinh doanh lập PHIẾU YÊU CẦU TRẢ HÀNG 02-KSF-SAL-BM04 gửi đến phòng Kế toán và kho Thành phẩm thông báo về việc xử lý sản phẩm bị khiếu nại (Đổi mới hoặc trả lại mẫu sản phẩm cho khách hàng).

Yêu cầu: Thời gian đổi trả sản phẩm cho khách hàng sẽ được tiến hành vào chuyến hàng kế tiếp khi khách hàng đến nhận hàng tại KYODO SOJITZ.

Chuyên viên kinh doanh sẽ theo dõi, ghi nhận tình trạng giải quyết khiếu nại của khách hàng trong biểu mẫu TỔNG HỢP GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG 02-KSF-SAL-BM02.

Định kỳ 1 năm 1 lần, Ban Giám đốc phân công nhân viên tiến hành thu thập ý kiến khách hàng theo biểu mẫu PHIẾU THU THẬP Ý KIẾN KHÁCH HÀNG 02-KSF-SAL-BM07.

Sau mỗi đợt thu thập ý kiến khách hàng, tổng hợp số liệu/ PHIẾU TỔNG HỢP Ý KIẾN THỎA MÃN KHÁCH HÀNG 02-KSF-SAL-BM08 và sử dụng các công cụ thống kê để thực hiện và chuyển đến Ban Giám đốc và các bộ phận có liên quan.

Vào đầu mỗi tháng, gửi biểu mẫu TỔNG HỢP GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG 02-KSF-SAL-BM02 cho ban Giám đốc.

Căn cứ theo QUY TRÌNH HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA 05-KSF-GG-QT01 tiến hành hành động khắc phục và phòng ngừa. Nhằm loại bỏ hoặc ngăn ngừa những nguyên nhân gây ra những điểm không phù hợp hiện có và tiềm ẩn trong toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của sản phẩm.

KYODO SOJITZ áp dụng chính sách hợp tác theo thời điểm và hoàn cảnh thị trường bằng văn bản chính thức. Khách hàng đồng ý toàn bộ các chính sách mà KYODO SOJITZ sẽ áp dụng nói trên.

Khách hàng sẽ có quyền xác định giá bán dựa trên tình hình bán hàng tại Khu vực Bán hàng được nêu tại Điều 1.1; tuy nhiên, với điều kiện là, Khách hàng phải bán Sản phẩm của KYODO SOJITZ với giá không thấp hơn giá đã được trừ các khoản chiết khấu, hỗ trợ, khuyến mại mà KYODO SOJITZ áp dụng cho Khách hàng.

KYODO SOJITZ sẽ chấp nhận phương thức thanh toán của Khách hàng như sau:

• Khách hàng sẽ thanh toán theo số tiền được ghi rõ trong hóa đơn liên quan tại thời điểm nhận hàng tại kho của KYODO SOJITZ, bằng tiền mặt tại KYODO SOJITZ hoặc bằng việc chuyển khoản trước đến tài khoản ngân hàng do KYODO SOJITZ chỉ định.
• Trong trường hợp chuyển khoản trước, Hàng hóa sẽ được giao sau khi có xác nhận của KYODO SOJITZ về việc đã thanh toán (bằng giấy tờ ủy thác thanh toán).